Za akých podmienok môže vykonať úrad kontrolu vo vašej realitnej kancelárii, aký je postup inšpektorov úradu, na čo majú pri výkone kontroly právo a ako sa správať pri kontrole? Práve na tieto otázky sme sa snažili v nasledujúcom článku zamerať.
Povinnosť chrániť osobné údaje svojich klientov a na ten účel prijať bezpečnostné opatrenia sa týka každej realitnej kancelárie. Každá realitná kancelária je bez výnimky povinná mať vypracovaný bezpečnostný projekt a dodržiavať ďalšie povinnosti, ktoré jej ukladá zákon. Ich nerešpektovanie môže byť dôvodom pre uloženie pokuty zo strany Úradu na ochranu osobných údajov SR.
Predmet kontroly
Podstatou výkonu kontroly zo strany úradu je v zmysle zákona o ochrane osobných údajov zistiť, či realitná kancelária a jej makléri (prípadne asistenti a pod.) dodržiavajú ustanovenia zákona a jednotlivé povinnosti, ktoré im ukladá zákon. Predmetom kontroly je zistiť skutočný stav dodržiavania ochrany osobných údajov.
Rozsah povinností, ktoré realitná kancelária a jej makléri majú, je pomerne široký a častokrát aj malé zanedbanie či opomenutie môže byť dôvodom pre uloženie sankcie. Tými najdôležitejšími povinnosťami v zmysle zákona o ochrane osobných údajov je mať vypracovaný bezpečnostný projekt šitý na mieru realitnej kancelárie, podpísané zmluvy s maklérmi o poverení spracúvania osobných údajov klientov ako aj záznamy o poučení pre zamestnancov a asistentov; v podmienkach práce realitných kancelárií rovnako aj doložený výslovný písomný súhlas klienta s vyhotovením fotokópie jeho úradných dokladov (občianskeho preukazu alebo pasu), na čo veľa realitných kancelárií stále zabúda.
Aké sú jednotlivé povinnosti realitných kancelárií a jej maklérov a ako sa zákon o ochrane osobných údajov realitných kancelárií dotýka, sa môžete dozvedieť na kurze akadémie, ktorý je venovaný práve ochrane osobných údajov pre realitné kancelárie a ktorý vedie priamo lektor Úradu na ochranu osobných údajov SR. Viac o kurze OSOBNÉ ÚDAJE V REALITÁCH sa dočítate tu.
Aká je šanca, že úrad príde na kontrolu práve k vám?
Možno si myslíte, že tak malej realitnej kancelárii, ako je tá vaša, úrad na kontrolu nikdy nepríde. Ale budete prekvapení, ak vám jedného dňa zaklope na dvere inšpektor úradu, ktorý sa vám preukáže identifikačným dokladom a súčasne vám dá do rúk rozhodnutie (oznámenie) o vykonaní kontroly. Oznámenie o vykonaní kontroly vám úrad neoznámi vopred (kontrola by bola potom neúčinná). Už na začiatku treba povedať, že úrad vykonáva kontrolu u subjektov (prevádzkovateľov) buď na základe interného plánu kontrol, spravidla z vlastného rozhodnutia (úradnej povinnosti), alebo na základe návrhu či podnetu fyzickej alebo právnickej osoby (oznámenia zvonku).
Minulé roky štatisticky ukázali, že prípady kontroly na základe (neprajného) podnetu zvonku boli častejšie než kontroly vykonávané úradom z úradnej povinnosti. A keďže konkurenčný boj je v súčasnosti silný, treba mať poriadok vo všetkom. Riskovanie, že realitná kancelária nemá vôbec vypracovaný bezpečnostný projekt alebo že nepodpísala zmluvy s maklérmi, by mohlo viesť k zbytočným pokutám, o to viac, ak konkurenčnej realitnej kancelárii leží tá vaša už dlhší čas v žalúdku.
Ak nemáte vôbec vypracovaný bezpečnostný projekt, úrad je povinný vám pokutu uložiť (nemá možnosť zvážiť či vám ju uloží alebo nie). Novela (s účinnosťou od 15. apríla 2014) sa zákona v tomto smere nijak nedotkla. Pokuta sa môže vyšplhať až do výšky 200.000 Eur a aj malé percento z nej môže byť pre realitnú kanceláriu likvidačné.
Priebeh kontroly
Keď vám už inšpektor úradu zaklope na dvere vašej kancelárie, mali by ste vedieť, na čo má právo, na čo nie, a ako môžete samotnú kontrolu ovplyvniť vy.
Počas kontroly sú inšpektori úradu povinní postupovať s profesionálnym prístupom a s ľudským zaobchádzaním. Sú pritom povinní:
• vopred písomne oznámiť predmet a účel kontroly (Ak by však takéto oznámenie mohlo zmariť účel kontroly alebo viesť k jej podstatnému sťaženiu, inšpektori úradu vám môžu oznámiť kontrolu priamo pri jej začatí, doslova v dverách vašej kancelárie)
• preukázať sa poverením na vykonanie kontroly a legitimačným dokladom preukazujúcim príslušnosť k úradu
• písomne zdokumentovať výsledok kontroly, zaznamenať zistené skutočnosti a vyžiadať si od realitnej kancelárie vyjadrenia k týmto kontrolným zisteniam
• potvrdiť prevzatie dokumentov – dokladov, dokumentov, ako aj akýchkoľvek médií, ktoré inšpektori môžu zobrať aj mimo priestorov realitnej kancelárie
• preveriť opodstatnenosť námietok voči vykonanej kontrole a vyhodnotiť ich v dodatku k protokolu o vykonaní kontroly
• prerokovať protokol o výsledku kontroly a o jeho prerokovaní vyhotoviť zápisnicu, ktorú podpíšu obe zúčastnené strany. Dňom podpísania zápisnice alebo dňom odmietnutia jej podpísania sa kontrola považuje za ukončenú.
Inšpektori úradu v rámci výkonu kontroly na druhej strane majú právo:
• vstupovať na pozemky, do budov, priestorov a miestností realitnej kancelárie
• overovať totožnosť jednotlivých osôb
• vyžiadať si akékoľvek dokumenty, doklady a iné médiá, ktoré sú potrebné pre zistenie stavu veci (a ktoré v odôvodnených prípadoch môžu odobrať aj mimo priestorov realitnej kancelárie)
• požadovať vysvetlenia, vyjadrenia a informácie ku kontrolovaným skutočnostiam a k prípadným zisteným nedostatkom
• vstupovať do informačných systémov realitnej kancelárie (do počítačov, v ktorých sa spracovávajú osobné údaje klientov), a to až do úrovne správcu systému (avšak len v rozsahu nevyhnutne potrebnom pre vykonanie kontroly); rovnako majú právo „prevetrať“ vašu kartotéku a spisovú agendu
Práva a povinnosti realitnej kancelárie pri výkone kontroly
Tak ako majú inšpektori úradu svoje povinnosti a práva, práva a povinnosti pri výkone kontroly má aj vaša realitná kancelária. Mali by ste vedieť, že ste povinní:
• vytvoriť inšpektorom úradu primerané podmienky pre výkon kontroly a zabezpečiť jej dôstojný a nerušený priebeh
• poskytnúť inšpektorom úradu potrebnú súčinnosť (poskytnúť vyjadrenia a informácie, rovnako však predložiť dokumenty a akékoľvek médiá obsahujúce osobné údaje klientov), strpieť výkon kontroly, nemariť a ani nesťažovať jej priebeh
• dostaviť sa na predvolanie úradu za účelom podania vysvetlenia, na určené miesto a v určený čas
• oboznámiť sa s obsahom protokolu a prerokovať ho.
Na druhej strane ste vy a vaša realitná kancelária ako kontrolovaný subjekt oprávnení vyžadovať, aby sa inšpektor úradu preukázal poverením na vykonanie kontroly a svoju príslušnosť k úradu preukázal služobným preukazom úradu. V prípade, že má dôjsť k odobratiu dokumentov alebo médií, realitná kancelária má právo vyžadovať o tom písomné potvrdenie.
(Kontrola je ukončená formou protokolu, ak sa zistia nedostatky a porušenie zákona, alebo formou záznamu o kontrole, ak sa porušenie nezistí.)
Na záver:
Na záver treba dodať, že robiť obštrukcie alebo sťažovať priebeh kontroly sa nevypláca, inšpektorom úradu sa snažte poskytnúť maximálnu možnú súčinnosť. Čo je však dôležitejšie a na čo by ste zabúdať je to, že na prípadnú kontrolu treba myslieť už vopred a vopred sa na ňu dôkladne pripraviť. Deň pred ohlásením kontroly už asi ťažko vypracujete bezpečnostný projekt či dopíšete zmluvy s maklérmi alebo si zabezpečíte písomné vyhlásenia oprávnených osôb o poučení. Na tieto povinnosti by ste mali myslieť už teraz.
Ak nemáte čas venovať sa štúdiu zákona a príprave všetkých zákonom vyžadovaným dokumentov, radi vám pomôžeme a vypracujeme vám za vás kompletnú bezpečnostnú dokumentáciu tak, aby spĺňala všetky náležitosti, ktoré vyžaduje zákon.
